El registro de jornada es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019 para toda empresa con personal contratado, y en instalaciones se cumple mal: la cuadrilla no entra por una puerta con un reloj, entra en una obra y al día siguiente en otra. Esto es lo que exige la norma, lo que no exige y cómo se lleva sin que se convierta en otro papel más.
Quién tiene que fichar
Lo dice el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: la empresa garantizará el registro diario de jornada de cada persona trabajadora. Con eso se resuelven las dudas más habituales:
- Autónomo sin empleados: no ficha. No hay relación laboral que registrar.
- Un solo empleado: ficha. No hay mínimo de plantilla.
- A tiempo parcial: ficha, y con más motivo, porque ahí el registro es también el que sostiene el contrato.
- Trabajo en obra, en casa del cliente o a distancia: ficha igual. La ley no distingue por dónde se trabaja.
Los socios trabajadores y los administradores dependen de su régimen: si su relación es mercantil, no; si son laborales, sí. Es la pregunta típica para la gestoría, y conviene hacerla antes de una inspección, no durante.
Qué hay que registrar de verdad
Aquí es donde falla la mayoría, porque se confunde el registro de jornada con el cómputo de horas del mes:
- Hora concreta de inicio y de fin de la jornada, cada día y por persona. Un total mensual de horas no es un registro de jornada.
- El horario del contrato tampoco vale. El registro documenta lo que pasó, no lo previsto.
- Conservación: cuatro años, a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
- Las pausas solo hay que reflejarlas si por convenio o por acuerdo se descuentan de la jornada. Si tu convenio las computa como trabajadas, no hace falta desglosarlas.
Incumplirlo es una infracción grave de la LISOS, con multas que empiezan en 751 € y llegan a 7.500 €. Pero el coste real no suele ser la multa: sin registro, defenderte de una reclamación por horas extra es mucho más difícil, y si la jornada es irregular la prueba de lo que se trabajó te corresponde a ti.
Lo que la ley NO exige
- Ningún sistema concreto. Vale el papel, la hoja de cálculo o una aplicación. Lo que se exige es que sea fiable, diario e invariable a posteriori sin dejar rastro.
- Ni geolocalización ni huella. Es donde más se equivoca quien compra un sistema de fichaje. La huella y el reconocimiento facial son datos biométricos, categoría especial del RGPD, y la guía de la Agencia Española de Protección de Datos sobre el control de presencia mediante biometría es muy restrictiva: para el control horario ordinario no supera el juicio de proporcionalidad, porque hay medios menos invasivos que sirven igual. El GPS permanente tiene el mismo problema.
- Ni fichar por otro. El registro es individual. Que el encargado fiche por toda la cuadrilla desde su móvil lo convierte en un documento sin valor el día que alguien lo discuta.
Lo que sí conviene tener escrito es cómo se ficha en tu empresa (con qué, quién corrige un olvido y cómo), sobre todo si hay representación de los trabajadores, que tiene derecho a ser consultada.
El caso del instalador
En una empresa de instalaciones el registro tiene dos problemas prácticos. El primero es dónde: el fichaje tiene que estar en el móvil, porque la jornada empieza en el almacén o directamente en la obra. El segundo es para qué: un fichaje que solo sirve para cumplir acaba rellenándose el viernes de memoria, que es exactamente lo que no vale.
La forma de que se mantenga vivo es que las horas fichadas sirvan para algo: para el parte de trabajo del día, para saber qué horas lleva imputadas una obra y para ver si el presupuesto se está comiendo el margen.
Cómo lo hace Thundrik
Cada persona ficha su entrada y su salida desde el móvil, sin instalar nada. Las horas fichadas del día llegan precargadas al parte de trabajo, así que imputarlas a la obra no es teclearlas otra vez. Y el registro del equipo sale por mes y por trabajador: el CSV con el detalle marca a marca (cada entrada y cada salida) para la Inspección, y el PDF con el resumen mensual para tu gestoría.
Sin geolocalización y sin biometría, a propósito, por lo que decíamos arriba. Y con el aviso de los cuatro años a la vista, que es el plazo que no se puede recuperar si se pasa.
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> Esto es información general, no asesoramiento laboral. Tu convenio puede añadir requisitos (y en algunos sectores los añade), así que confírmalo con tu gestoría.