Llamar a un cliente para recordarle que te debe 300 € da corte, sobre todo si es un cliente al que quieres volver a facturar. Así que no se llama, la factura cumple un mes, cumple dos, y para entonces reclamar ya parece un conflicto. Conviene saber dos cosas: la ley te ampara desde el primer día de retraso, y la reclamación temprana es justamente la que evita llegar a la reclamación seria.
Lo que dice la ley, en tres datos
La morosidad en operaciones entre empresas y autónomos la regula la Ley 3/2004. De ahí salen tres cosas que conviene saber de memoria:
- El plazo por defecto son 30 días naturales desde la entrega del trabajo o la prestación del servicio, no desde la fecha de la factura (aunque la mandes antes o después). Si no pactasteis nada, ese es el plazo, no el que diga el cliente. A cambio, tú tienes 15 días naturales desde ese momento para hacerle llegar la factura.
- Se puede pactar más, pero nunca más de 60 días naturales. Un pacto de 90 días no es un pacto duro de negociar: es nulo.
- Los intereses de demora corren solos desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de avisar ni de reclamar. En defecto de pacto el tipo es el del BCE (el de su última operación principal de financiación antes de que empiece el semestre) más ocho puntos, y el Ministerio lo publica cada semestre en el BOE. Si en el contrato pactasteis otro tipo, manda el pactado, salvo que sea abusivo contra ti.
Hay un cuarto dato que es el que menos aparece en los avisos: además de los intereses, puedes reclamar 40 € fijos en concepto de costes de cobro por cada factura impagada (art. 8). No cubre el tiempo perdido, pero está ahí y no hay que justificarlo.
Para las facturas a particulares la Ley 3/2004 no aplica: rige el Código Civil. Vale lo pactado y, si no se pactó nada, el cliente no está en mora hasta que le reclamas (art. 1100), y desde ahí corre el interés legal del dinero (art. 1108), bastante menor que el del BCE más ocho, sin que puedas sumar los 40 €. Sobre el plazo para reclamar, en el régimen del Código Civil la deuda prescribe a los cinco años desde que la factura era exigible (art. 1964.2), con dos matices que importan: en Cataluña rige su propio código civil, que da tres años para el cobro de servicios y de obra, y ese reloj se para, porque cada reclamación por escrito y cualquier reconocimiento de deuda lo reinician desde cero (art. 1973). Antes de dar por perdida una factura vieja, mira qué le reclamaste por el camino.
La escalera que funciona
Reclamar es una secuencia, y empieza el día siguiente al vencimiento, no al tercer mes.
A los pocos días del vencimiento, un recordatorio corto y sin dramatismo, con la factura adjunta. Buena parte de los impagos de un instalador no son impagos: son facturas traspapeladas, correos que fueron a spam o un administrativo que espera el albarán firmado para pagar. Un correo a los tres días resuelve esos sin coste ninguno.
A las dos semanas, un aviso con fecha. Ya no es «te recuerdo», es «vencía el 12 y sigue pendiente». Aquí conviene nombrar el trabajo concreto: la obra, la dirección, lo que se hizo.
Al mes, el último aviso antes de escalar, y ahí sí se mencionan los intereses de demora y los 40 €. No como amenaza, sino como lo que va a pasar si esto sigue.
Después, el burofax, que acredita qué mandaste, a quién y cuándo. Es el paso que separa «le he estado escribiendo» de poder demostrarlo.
Y si nada de eso funciona, el monitorio. Es un procedimiento pensado para deudas documentadas (una factura con su albarán lo es) y la petición inicial se puede presentar sin abogado ni procurador, con un formulario del propio juzgado. Ojo a un requisito nuevo: desde 2025 la ley exige con carácter general intentar antes un acuerdo por la vía extrajudicial y poder acreditarlo, así que pregunta a tu abogado o a tu gestoría si en tu caso hace falta y cómo dejarlo documentado. Si el deudor se opone y la cuantía pasa de 2.000 €, el juicio posterior sí exige abogado y procurador. La mayoría de los monitorios de importes pequeños no llegan ahí: o pagan, o no contestan, y entonces el juzgado cierra el monitorio y tú pides la ejecución con una solicitud (no la despacha él solo).
Lo que sostiene una reclamación
Antes de escalar nada, mira qué papeles tienes. Un monitorio, un burofax e incluso un correo firme se apoyan en lo mismo:
- El presupuesto aceptado, mejor si está firmado.
- El albarán o parte firmado por el cliente el día del trabajo. Es la prueba de que aquello se hizo y de que él lo vio.
- La factura emitida y enviada, con su fecha de vencimiento.
Si falta la firma del albarán, la discusión deja de ser sobre el pago y pasa a ser sobre si el trabajo estaba bien hecho, que es un terreno mucho peor. De ahí que insistamos en firmar el albarán antes de recoger las herramientas.
Prevenir sale más barato que reclamar
- Cobra por adelantado la parte que financias tú. Un anticipo a la firma cubre el material; ver cómo se parte el cobro de una obra larga.
- Domicilia lo recurrente. Un contrato de mantenimiento cobrado por recibo SEPA no se reclama nunca, porque no depende de que alguien se acuerde de pagar.
- Vigila la antigüedad, no el total. Una factura de 600 € vencida hace ocho meses es peor noticia que 3.000 € vencidos la semana pasada, y en el total suma menos.
Cómo lo hace Thundrik
La reclamación va sola. Cada mañana la aplicación revisa tus facturas vencidas y escribe al cliente por email, con la factura en PDF adjunta y en su idioma. Hay tres niveles (recordatorio amable, segundo aviso firme y último aviso) y tú decides a cuántos días del vencimiento sale cada uno.
Con dos frenos, porque esto no puede convertirse en una máquina de molestar: como mucho un correo por nivel y factura, y las facturas domiciliadas por SEPA no se reclaman nunca, que esas las cobra el banco. Si hay un cliente al que prefieres no presionar, se desactiva en su ficha.
Y para saber dónde estás, el informe de cobros reparte la deuda por antigüedad y pone delante a quien más te debe:
Puedes probarlo gratis (30 días gratis, con todas las funciones y sin tarjeta) y, si quieres ordenar antes la parte fiscal, mira el 303 y el 130 sin jerga.
> Esto es información general, no asesoramiento jurídico. Para un impago concreto (sobre todo si el cliente está en concurso, si la deuda es alta o si vas a ir al juzgado) habla con tu abogado o con tu gestoría.