Una avería se cobra al acabar y no hay más que hablar. Una reforma de tres semanas cobrada entera al final es otra cosa: son tres semanas poniendo tú el material, las horas y la furgoneta con el dinero del cliente todavía en su cuenta. Hay dos formas de partir ese cobro (y una tercera cosa, la retención de garantía, que se confunde con ellas y no lo es). Elegir mal es el origen de buena parte de las discusiones que acaban en «te lo pago cuando esté todo».
Por hitos: cuando el alcance está cerrado
Es la más común y la que mejor entiende el cliente. El presupuesto se divide en porcentajes con un momento asociado: 30 % a la firma, 30 % a mitad de obra, 40 % a la entrega. Cada tramo se cobra cuando llega su momento, sin discutir cuánto se ha hecho, porque lo que se pactó fue el calendario y no el avance.
Funciona bien cuando el trabajo está definido de antemano: una reforma con su proyecto, un cuadro completo, una instalación llave en mano. Y tiene una ventaja que se nota en la caja, porque el anticipo llega antes de comprar el material y la compra no la financias tú.
Dos condiciones para que no se convierta en un problema:
- Los porcentajes van en el presupuesto que el cliente firma, no en un WhatsApp. Un hito que no está escrito no se cobra: se negocia otra vez, y ya con la obra empezada.
- Cada tramo cobrado por anticipado lleva su IVA. En los pagos anticipados el impuesto se devenga en el momento del cobro, por los importes efectivamente percibidos (art. 75.Dos de la Ley del IVA), así que el 30 % de la firma lo lleva aunque no hayas puesto un tornillo todavía.
Por partidas ejecutadas: cuando lo que avanza son metros
Hay obras donde el porcentaje no representa nada. Si este mes has tirado 40 de los 120 metros de canaleta y montado 12 de los 30 puntos de luz, un 33 % plano repartiría lo mismo sobre todas las partidas, incluidas las que no has tocado. Lo que corresponde es certificar lo realmente ejecutado, línea a línea, al precio unitario que ya está en el presupuesto.
Esta es la forma habitual en obra con contratista y en cualquier trabajo que se mide por unidades. Exige un presupuesto con las partidas bien separadas (mejor aún, agrupadas por capítulos: baño, cocina, salón), porque la certificación no es más que decir cuánto se ha ejecutado de cada una. Y al certificar se certifican cantidades: si cambia el precio, eso es una modificación del presupuesto y se firma aparte.
La retención de garantía
En obras de cierto tamaño el cliente retiene un porcentaje (normalmente un 5 %) durante un plazo pactado, seis meses o un año, como garantía de que si algo falla lo arreglas. No es una forma de cobrar: es una parte del cobro que llega más tarde.
El error caro se comete en la contabilidad, no en la obra, y depende de qué estés facturando. Si la factura corresponde a la entrega de la obra, la retención no reduce la base imponible ni el IVA: facturas el total, ingresas el IVA del total y cobras menos. Si es un anticipo o una certificación que cobras antes de entregar, el IVA se devenga solo por los importes efectivamente percibidos, así que la parte retenida no entra todavía en la base de ese anticipo y su IVA se devengará al entregar la obra, o antes si te pagan la retención.
En los dos casos lo retenido es un cobro aplazado con fecha. Contarlo como impagado infla tu deuda vencida y te hace perseguir a un cliente que no te debe nada todavía; olvidarlo del todo es peor, porque llega el vencimiento y nadie reclama ese 5 %. Apúntalo con su fecha el día que emites la factura, que es el único momento en que tienes delante el importe, el plazo y el cliente a la vez.
Cómo se elige entre una y otra
- Alcance cerrado y precio cerrado → hitos. Menos papeleo y el cliente sabe desde el principio cuándo paga.
- Obra que se mide por unidades o que puede crecer → certificación por partidas. Más trabajo de medición, pero cobras exactamente lo que has hecho.
- Los dos modos a la vez, no. Se elige uno por presupuesto. Mezclarlos es la forma más rápida de facturar dos veces la misma partida.
Y algo que no depende del método: el hito o la certificación se documenta el mismo día que se cumple, nunca «para cuando acabemos». Si el tramo se cobra por anticipado, lo que mandas ese día es la proforma o la solicitud de pago, y la factura se emite al cobrar (o a la entrega de la obra), que es cuando se devenga el IVA. Lo que se deja para el final es lo que acaba discutiéndose, porque para entonces ya nadie recuerda qué se había pactado.
Cómo lo hace Thundrik
Los hitos se montan como una plantilla reutilizable (50-30-20, mitad y mitad, la que uses) y se aplican sobre el presupuesto. Cada tramo genera un borrador de factura, o una proforma, que copia todas las líneas del presupuesto con su importe proporcional al porcentaje del hito, y queda marcado, así que ni se cobra dos veces ni se olvida el último. La certificación por partidas va en el mismo sitio, con la tabla de presupuestado, certificado y pendiente de cada línea; también sale como borrador, con las cantidades certificadas, para revisarlo antes de emitir.
La retención de garantía se guarda en la propia factura: se indica al crearla, o mientras sigue siendo un borrador editable. El total y su registro Verifactu no cambian, y lo retenido no aparece como impago en el informe de deuda. En las facturas que salen de un hito o de una certificación todavía no se puede anotar.
Puedes probarlo gratis (30 días gratis, con todas las funciones y sin tarjeta). Si además te cuesta cobrar lo ya facturado, sigue por cómo reclamar una factura vencida sin quemar al cliente; y si estás montando el presupuesto, aquí está la estructura que se acepta.
> Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Para el tratamiento concreto de los anticipos y de la retención de garantía en tus facturas, confírmalo con tu gestoría.